Datum laatste wijziging: 10 augustus 2026
Nordic Walking Vereniging Winterswijk (hierna: de vereniging) vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens van leden en andere personen met wie de vereniging contact heeft.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, wie toegang heeft tot deze gegevens, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.
De vereniging houdt zich bij de verwerking van persoonsgegevens aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
Nordic Walking Vereniging Winterswijk is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging.
De secretaris beheert de ledenadministratie. De ledenadministratie wordt bijgehouden in een Excelbestand. De secretaris verstrekt, wanneer dat voor de uitvoering van verenigingsactiviteiten noodzakelijk is, relevante gegevens aan andere bestuursleden.
De penningmeester verzorgt de financiële administratie en de administratie van de contributies. Financiële gegevens worden door de penningmeester beheerd en bij een bestuurswisseling zorgvuldig overgedragen aan de opvolgende penningmeester.
Persoonsgegevens worden binnen de vereniging alleen toegankelijk gemaakt voor personen die deze gegevens voor hun taak nodig hebben.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Nordic Walking Vereniging Winterswijk
Ter attentie van de secretaris
E-mail: secretariaat@nwnw.nl
Bij aanmelding als lid vragen wij uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap en het functioneren van de vereniging.
Wij verwerken de volgende gegevens:
Daarnaast kunnen in de financiële administratie gegevens voorkomen die verband houden met contributiebetalingen, zoals:
De vereniging vraagt geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor haar activiteiten.
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het functioneren van de vereniging.
Wij gebruiken persoonsgegevens onder meer voor:
De vereniging gebruikt persoonsgegevens niet voor commerciële doeleinden en verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens aan derden.
De vereniging verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Voor de ledenadministratie en de normale uitvoering van het lidmaatschap is verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de afspraken die voortvloeien uit het lidmaatschap.
Daarnaast verwerkt de vereniging persoonsgegevens omdat zij daartoe wettelijk verplicht kan zijn, bijvoorbeeld voor de financiële administratie.
Voor het organiseren van verenigingsactiviteiten en de normale communicatie met leden kan verwerking noodzakelijk zijn voor het gerechtvaardigde belang van de vereniging. Daarbij wordt rekening gehouden met de belangen en privacyrechten van de betrokken leden.
Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming vereist is, vraagt de vereniging daarvoor afzonderlijk toestemming.
De ledenadministratie wordt uitsluitend door de secretaris bijgehouden in een Excelbestand.
In de actieve ledenadministratie worden uitsluitend gegevens opgenomen die voor het lopende lidmaatschap noodzakelijk zijn.
Andere bestuursleden kunnen relevante gegevens ontvangen wanneer dit noodzakelijk is voor hun taak binnen de vereniging.
Wanneer het lidmaatschap eindigt, wordt de einddatum geregistreerd.
De historische ledenadministratie wordt afzonderlijk bijgehouden. Daarin worden van voormalige leden uitsluitend de volgende gegevens bewaard:
Deze historische gegevens worden bewaard om de verenigingsgeschiedenis en de historische ledenadministratie te kunnen bijhouden.
Overige gegevens van voormalige leden worden uit de actieve ledenadministratie verwijderd zodra deze niet langer noodzakelijk zijn.
De penningmeester verzorgt de administratie van de contributie.
De vereniging ontvangt contributie rechtstreeks van haar leden. Wanneer een lid een betaling verricht, kan op het bankafschrift informatie zichtbaar zijn zoals de naam van de betaler, het rekeningnummer, het bedrag, de datum en de omschrijving van de betaling.
Deze gegevens worden verwerkt om:
De financiële administratie wordt door de penningmeester beheerd.
Bij overdracht van het penningmeesterschap worden de voor de financiële administratie noodzakelijke gegevens overgedragen aan de opvolgende penningmeester.
De vereniging bewaart financiële gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn wanneer daarvoor een wettelijke verplichting geldt.
Het e-mailadres van leden wordt gebruikt voor communicatie die verband houdt met het lidmaatschap en de activiteiten van de vereniging.
Dit kan onder meer betrekking hebben op:
E-mailcorrespondentie wordt niet langer bewaard dan praktisch noodzakelijk.
Het bestuur ruimt de e-mailcorrespondentie regelmatig op. Bij een bestuurswisseling wordt beoordeeld welke correspondentie niet meer noodzakelijk is en kan deze worden verwijderd.
Correspondentie die noodzakelijk is voor de financiële administratie, een lopende kwestie, een geschil, een wettelijke verplichting of een goede overdracht van lopende zaken wordt niet verwijderd zolang bewaring noodzakelijk is.
Voor praktische communicatie binnen wandelgroepen gebruikt de vereniging WhatsApp.
Via deze groepen wordt bijvoorbeeld informatie gedeeld over:
Daarnaast kan WhatsApp worden gebruikt voor sociale communicatie tussen leden.
Deelname aan een wandelgroep via WhatsApp is vrijwillig.
Een lid bepaalt zelf of hij of zij aan een WhatsApp-groep wil deelnemen.
Wanneer een lid deelneemt aan een WhatsApp-groep, is het mobiele telefoonnummer van dat lid zichtbaar voor de andere deelnemers en de beheerders van de groep.
De beheerders van de WhatsApp-groepen zijn leden van de vereniging. Een lid dat aan een groep deelneemt, stelt zijn of haar mobiele telefoonnummer daarmee beschikbaar aan de andere deelnemers van die groep.
De vereniging kan niet voorkomen dat andere deelnemers het telefoonnummer kunnen zien of dit eventueel buiten de vereniging gebruiken.
Leden die niet aan een WhatsApp-groep willen deelnemen, kunnen de noodzakelijke informatie over wandelactiviteiten op een andere manier ontvangen.
Wanneer een lid het lidmaatschap beëindigt, wordt het betreffende lid uit de WhatsApp-groepen van de vereniging verwijderd.
WhatsApp-groepen kunnen blijven bestaan zolang zij voor de vereniging en haar wandelgroepen worden gebruikt.
Het mobiele of vaste telefoonnummer dat een lid bij inschrijving opgeeft, wordt in beginsel gebruikt voor verenigingscommunicatie.
Wanneer een contributiebetaling uitblijft en eerdere berichten of betalingsherinneringen per e-mail geen reactie opleveren, kan de vereniging het beschikbare telefoonnummer gebruiken om contact met het betreffende lid op te nemen.
Het telefoonnummer wordt daarvoor alleen gebruikt wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is.
De vereniging neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Voor de ledenadministratie geldt onder meer:
De vereniging beoordeelt de beveiligingsmaatregelen regelmatig en past deze zo nodig aan.
De vereniging verstrekt persoonsgegevens niet aan andere partijen, tenzij:
Wanneer een externe partij namens de vereniging persoonsgegevens verwerkt en de AVG vereist dat hierover afspraken worden gemaakt, zal de vereniging passende afspraken met deze partij maken.
De vereniging verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens.
De vereniging gebruikt WhatsApp als communicatiemiddel voor wandelgroepen.
WhatsApp is een dienst van een externe partij. Deze partij kan persoonsgegevens verwerken volgens haar eigen voorwaarden en privacybeleid.
De vereniging heeft geen volledige zeggenschap over de wijze waarop WhatsApp persoonsgegevens verder verwerkt.
Door vrijwillig deel te nemen aan een WhatsApp-groep accepteert een lid dat het mobiele telefoonnummer zichtbaar wordt voor de andere deelnemers van die groep.
Tijdens activiteiten van de vereniging kunnen foto’s worden gemaakt.
De vereniging gaat zorgvuldig om met foto’s waarop personen herkenbaar zijn.
Wanneer de vereniging foto’s openbaar wil gebruiken, bijvoorbeeld op een website of in ander verenigingsmateriaal, wordt beoordeeld of daarvoor toestemming nodig is.
Heeft u bezwaar tegen het gebruik van een foto waarop u herkenbaar bent, dan kunt u contact opnemen met de vereniging via secretariaat@nwnw.nl.
De vereniging zal een dergelijk verzoek zorgvuldig beoordelen en, wanneer dat redelijkerwijs mogelijk en juridisch vereist is, passende maatregelen nemen.
Wanneer de vereniging persoonsgegevens van minderjarigen verwerkt, wordt extra aandacht besteed aan de bescherming van deze persoonsgegevens.
Wanneer voor een verwerking toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist is, wordt deze toestemming vooraf gevraagd.
De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.
Voor de vereniging gelden de volgende uitgangspunten:
Gegevens | Bewaartermijn |
Gegevens van actieve leden | Zolang het lidmaatschap bestaat |
Datum einde lidmaatschap | Zolang noodzakelijk voor de historische ledenadministratie |
Historische ledenadministratie | Naam, datum aanvang en datum einde lidmaatschap worden bewaard voor de verenigingsgeschiedenis |
Overige gegevens van voormalige leden | Verwijderen zodra deze niet meer noodzakelijk zijn |
Contributie- en financiële administratie | Volgens de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen |
E-mailcorrespondentie | Zolang praktisch noodzakelijk |
Correspondentie over lopende financiële of juridische zaken | Zolang noodzakelijk |
WhatsApp-groepen | Zolang de betreffende wandelgroep wordt gebruikt; leden worden bij beëindiging van het lidmaatschap verwijderd |
De vereniging beoordeelt periodiek of persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn. Gegevens die niet meer noodzakelijk zijn en waarvoor geen wettelijke bewaarplicht bestaat, worden verwijderd.
U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
U kunt, afhankelijk van de omstandigheden:
Niet ieder recht kan in iedere situatie worden uitgeoefend. De vereniging kan bijvoorbeeld verplicht zijn bepaalde gegevens langer te bewaren.
Een verzoek kan worden ingediend via:
secretariaat@nwnw.nl
Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. U wordt daarover binnen één maand geïnformeerd.
Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan de vereniging vragen om uw identiteit voldoende aan te tonen. Daarbij worden niet meer gegevens gevraagd dan noodzakelijk.
Wanneer de vereniging persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.
Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Ondanks passende beveiligingsmaatregelen kan zich een incident voordoen waarbij persoonsgegevens verloren gaan of bij onbevoegde personen terechtkomen.
De vereniging beoordeelt in dat geval of sprake is van een datalek in de zin van de AVG.
Wanneer dit wettelijk verplicht is, wordt een datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wanneer een datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokken personen, worden de betreffende personen geïnformeerd wanneer de AVG dit voorschrijft.
